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O fluxo de caixa é o registro e controle das entradas e saídas de dinheiro em uma empresa, seja de que porte for. Ele é a ferramenta que demonstra receitas e despesas, listando as contas a pagar e os valores a receber – os pagamentos e recebimentos realmente ocorridos são lançados num controle diário de fluxo de caixa; os pagamentos e recebimentos previstos são registrados numa previsão ou projeção de fluxo de caixa.
O fluxo de caixa é considerado a ferramenta básica e indispensável para fornecer ao empreendedor ou gestor as informações necessárias para tomar as decisões mais acertadas para seu negócio. O fluxo de caixa permite não só controlar a entrada e saída de capital, mas efetivamente reconhecer e tomar medidas acerca de problemas de caixa. Um bom fluxo de caixa permite, por exemplo, que o administrador ou empresário perceba as áreas que estão “sugando” mais dinheiro do que deveriam, permitindo medidas que enxuguem custos e aumentem lucros. Por outro lado, a planilha de fluxo de caixa pode apontar seus “maus pagadores” ou dar uma visão real dos problemas com vendas e receita.
Existem no mercado livros disponíveis que explicam a montagem e utilização do fluxo de caixa. Também na web podem ser encontrados inúmeros exemplos, modelos e planilhas para a montagem de um fluxo de caixa adequado para suas necessidades. Vários modelos podem ser baixados (download) gratuitamente ou em caráter gratuito para teste.
Existem também ao alcance do interessado cursos sobre fluxo de caixa, seja on-line, em dvds e cdroms ou ainda em entidades como o Sebrae. Esses cursos podem ser interessantes para aqueles que querem mais do que simplesmente um modelo ou planilha pronta para usar. Normalmente, os cursos abordam como utilizar o fluxo de caixa na gestão financeira e da empresa como um todo, como monitorar, projetar e planejar utilizando o fluxo de caixa e como avaliar seu negócio baseando-se nas informações obtidas através desse controle. Muitos dos cursos oferecidos ainda oferecem ensinamentos para a utilização dos programas e planilhas mais conhecidos e utilizados.
Para quem quer começar utilizando os modelos e exemplos de fluxo de caixa acessíveis na internet, é bom seguir algumas dicas dos especialistas.
1- Cheque bem sempre as informações lançadas, tentando ser o mais realista o possível. Normalmente, o empresário tem noção de que contas serão mais difíceis de receber, por exemplo. Leve esses dados em conta.
2- Tente fazer uma previsão para os imprevistos, por mais contraditório que pareça. Esse tipo de previsão será mais fácil de fazer à medida que se familiarizar com seus gastos usuais, mas tente alocar um valor para essas surpresas desde o começo e ajuste à medida que conheça melhor seu negócio.
3- Não retire dinheiro para pró-labore ou despesas pessoais sem lançá-las rigorosamente em seu fluxo de caixa. Este é um erro comum e muito danoso em empresas de pequeno porte.
4- Verifique, revise e confira suas previsões. Mantenha suas planilhas sempre atualizadas.
Por último, não se esqueça da principal recomendação dos especialistas: disciplina. De nada adianta o modelo ou planilha se ele não for diariamente anotado e que todas as entradas e saídas sejam lançadas. Se o empresário não possuir essa disciplina, deve contratar alguém que possua para fazer o serviço! Num estudo recente do Sebrae de São Paulo, um dos fatores mais “mortais” para as empresas foi a chamada Sincronização entre receitas e despesas. Em outras palavras, um fluxo de caixa rigoroso e bem feito pode significar a diferença entre fechar as portas ou permanecer no mercado.
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